أسعد الله مساكم بكل خير
زوار ومتابعي مدونة أناقة فكر 
(لنقرأ معاً)
(لنقرأ معاً) موضوعي اليوم بعنوان (تعاني من تراكم الأعمال لديك ؟
تعلم أفضل الطرق لتنظيم الوقت )
تعاني من تراكم الأعمال لديك ؟ تعلم أفضل الطرق لتنظيم الوقت ، لا شك أن الوقت هو أهم شي في حياتناً وهو المسيرة او الركيزة الأساسية التي يجب أن نتقن تحديدها وإستغلالها بشكل جيد بل وممتاز من أجل الوصول إلى سلم النجاح الذي نرغب بإحتيازه ، فضلاً عنه أنه عامل مهم جداً في إنجاز الكثير من الأعمال ، ولهذا قد نجد أن البعض يعمل بفوضوية وبدون أن دراسة مخططة ومسبقة للوقت ، وبهذا يقع في فخ التأخير بالإنجاز ، ولهذا فيمكن مساعدة من يعاني من تراكم الأعمال لديه ، ولا يستطيع إيجاد الطرق التي تساعده على تنظيم الوقت ، ومن خلال مقالناً اليوم نقول إذا كنت تعاني من تراكم الأعمال لديك ؟ تابعناً لتتعلم أفضل الطرق لتنظيم الوقت .
ماذا يقصد بإدارة الوقت ؟
- هي عبارة عن عملية من التخطيط والتنظيم والمتابعة والتنسيق الجيد والمميز للوقت ، مع مراعاه التخطيط الجيد للإستفادة من الوقت من خلال تقسيمه حسب الأنشطة اليومية والإحتياجات الخاصة وضرورة تحقيق الكثير من المهام والأعمال بأقل جهد ووقت ممكن ، فضلاً عن أن إدارة الوقت تساعد على إراحة الإنسان وجعله يقدم الكثير من المهام بسرعة ونجاح .
أهمية الوقت في حياة الإنسان
1- يعتبر الوقت من أهم الأساسيات في حياة الإنسان وهو مهم جداً ، خصوصاً أنه لا يمكن إستغلاله مجدداً لو ضاع هدراً أو لم يخطط لإستغلاله بطريقة صحيحة وبذات الوقت يعتبر ثميناً لأنه لا يمكن للإنسان إدخاره ، وقد تزيد إهمية الوقت بحياة الإنسان من خلال كيفية إدارته حيث أن إدارته تساعد على إدارة الأعمال بشكل منتظم وتزيد من العملية الإنتاجية في العمل وتزيد من نشاط وقدرة الإنسان .
2- كما أن الوقت قد يعد مهماً عند الإنسان عند القيام بإنجار الأعمال بأقل التكاليف المطلوبة وأيضاً قيامه بمحاولة زيادة العملية الإنتاجية من خلال دراسة الخطة والتنظيم والتنسيق وتقسيم الأعمال بناءاً عليها ، فضلاً عن أنه يساعد على تحسين ظروف وبيئة العمل لديه ، ويعطي الإنسان الفرصة في الحصول على قسط من الراحة في حالة إنجاز العمل بسرعة .
3- تحسين الحالة المزاجية عند الإنسان والشعور بحالة من الفرح والسعادة عند قيامه بإنجاز الأعمال المطلوبة منه بأقل وقت ممكن وبسرعة كبيرة ، كما أنه يجعل الإنسان يشعر بالفخر لانجازه المهام المطلوبة بدون وجود تراكم فيها .
4- تساعد أهمية إدارة الوقت على خلق الحافز الكبير والتشجيع الإيجابي عند الشخص للقيام بالمزيد من الأعمال والمهام ، فضلاً عن أنها تجعل لدى الإنسان القدرة على التركيز بشكل أكثر وتجعله يأتي بالكثير من الأفكار الإيجابية .
5- أهمية إدارة الوقت تساعد بشكل كبير في تخلص الإنسان من الحالة المزاجية السيئة وخصوصاً حالات التوتر والقلق ، بالمقابل تعمل على شعور الشخص بصفاء الذهن وتجعله بحالة من الهدوء وتزيد من تركيزه بمهام واحدة فقط .
تعاني من تراكم الأعمال لديك ؟ تعلم مراحل إدارة الوقت
1- التخطيط
- تعتبر أهم مرحلة في مراحل عملية إدارة الوقت عند الإنسان الذي يعمل أو يدرك ، وذلك لأن وجود الخطة ورسمها حسب الخطة الزمنية والأعمال وتقسيمات الأعمال حسب كل مدة زمنية مع مراعاه التوافق بين الأعمال والتسلسل الزمني قد يساعد بشكل كبير الإنسان على تحقيق الإنجاز والنجاح الكبير ، وخصوصاً إذا قام بالسير على تلك الخطة التي رسمها من أجل تحقيق العمل وإدارة الوقت وبأقل تكاليف ومدة زمنية .
- ورغم أنها تعتبر أخطر مرحلة وأصعبها وهي عملية معقدة لأنها تحتاج إلى الجمع ما بين المستقبل والحاضر أو ربط الحاضر بالمستقبل والتفكيرأوالتنبؤ بما يحصل من نجاح أو إدارة للأعمال بالمستقبل مع التفكير بطريقة منظمة والتنبئو بالأحداث المتوقعة ، وخصوصاً إذا كانت الخطة لمؤسسة تعليمة ، ورغم ذلك فهي تعتبر مهمة جداً وأساسية ولا يمكن تحقيق النشاط بدون التخطيط .
2- التنظيم
- هو ثاني مرحلة من مراحل إدارة الوقت وقد لا يقل أهمية عن التخطيط نظراً لأنه يهدف إلى تكوين بناء يساعد على تحقيق الأهداف المطلوبة أو التي يسعى لها الشخص ، وقد يكون التنظيم مهم جداً في المؤسسات التعليمية وغيرها ، إذا يرى المدير أنه من الضروي عليه القيام بعملية التنظيم كتحديد المهام وتقسيم وتوزيع النشاطات على الأعضاء من أجل توفير الوقت وإنجاز أكبر للمهام بسرعة ، وقد يلجأ أحياناً لتجزئة العمل من أجل تحقيق الأهداف ، إضافة لتوفير كافة الوسائل التي تساعد في إدارة الوقت .
3- التوجيه
وقد تعد مرحلة ضرورية لأنها تقوم على تقديم الكثير من الإرشادات وبعض النصائح والأمور الواجب مراعاتها من أجل تنفيذ خطة إدارة الوقت ، وقد يلجأ الإنسان الذي يضع خطة لنفسه أن يوجه لنفسه بعض من النصائح والإرشادات التي تقومه على النجاح ويفضل أن يختار الوقت المناسب وأن يكون بحالة مزاجية ممتازة ، لأن التوجية يلعب دور في نجاح العمل ومهم جداً أن يكون ملم بخطوة التنظيم وهنا بالنسبة للمؤسسات ويجب أيضاً إختيار الوقت المناسب ومراعاه الحالة النفسية .
4- اتخاذ القرارات
خطوة ومرحلة مهمة جداً يجب على الإنسان مراعاتها في عملية إدارة الوقت وقد تكمن أهميتها في دراسة الحالة ووضع الحلول المطلوبة في حالة تعرض الإنسان إلى إشكال ما ، وبالنسبة للمؤسسات تعتبر مهمة من أجل الإنجاز في فترة زمنية بسيطة .
5- الرقابة
هي خطوة مهمة من أجل الإستمرار والتنفيذ لخطة إدارة الوقت مع مراعاه أن الرقابة تكون أيضاً من أجل تفادي الوقوع بأي إشكال أو حدوث مشكلة في لحظة التنفيذ للمهمة الإدارية ، وجمال الرقابة يكمن في سرعة الحل لوقوع أي إشكال .
أسباب تراكم الأعمال وعدم تنظيم الوقت
1- إفتقار الإنسان للكثير من المهارات التي تمكنه من التحكم بالوقت بشكل جيد وصحيح .
2- التأثير ببعض الظروف والأحداث التي تحصل مع الإنسان وقد تكون مثلاً كالزيارات المفاجئة أو الإتصالات الغير متوقعة التي تعمل إضطراب في التفكير والتنظيم .
3- الإفتقار لوجود الأهداف والأولويات ومواعيد الإنجاز من قبل الشخص وترك الأمور عائمة بالفوضى وعدم تحديد الهدف ومدة الإنجاز ، مع التفويض الغير فعال والتداخل الكبير بالأمور والتفاصيل الروتينية .
4- التأجيل والتردد والتسويف كل تلك الأمور قد تصيب الإنسان بالخمول وتجعله بدون الشعور منه بحدوث تراكم الكثير من الأعمال لديه وضياع الوقت ولجوئه لترك المهام قبل القيام بانجازها .
5- الدروس والأعمال المتراكمة نتيجة عدم قول كلمة لا ، واللجوء إلى قبول كل الطلبات والأعمال وهذا مما يحدث شعور بحالة من الخمول واليأس وخصوصاً إذا قام الشخص بوضع تلك التراكمات على مكتبه وبدأ ينظر لها .
6- أحياناً عدم وجود الخطة أو الهدف أو المهمة الذي يسعى الإنسان لها ولتحقيقها يجعله يعيش بتلك الحياة كعابر سبيل بلا هدف ومن هنا يقوم بإضاعة الوقت بدون الشعور .
تعلم أفضل الطرق لتنظيم الوقت
1- وضع خطة يومية
قيامك بكل صباح عند الإستيقاظ من النوم بوضع خطة ورقية مكتوبة لمهام يومك بالكامل وما المهام التي ستقوم بها ، مع مهمة تحديد المهام التي ستقوم بها اليوم من خلال الأهم من المهم وترك المهام الغير مهمة ، ويفضل أن تقوم بوضع الخظة الورقية على حيطة المنزل من أجل تشجيعك على سرعة إنجاز المهام .
2- وضع خطة زمنية لكل مهمة
بعد القيام بوضع وكتابة المهام التي ستقوم بها بيومك عليك أن تقوم مقابل كل مهمة بتحديد المدة الزمنية للبدء والإنتهاء مع ضرورة وضع مدة زمنية تستطيع فيها الإنجاز ، وإبتعد عن التقليل جداً أو الإكثار جداً لأنه يجعلك أما تشعر بالخمول واليأس أو تجعلك تشعر بالتكاسل ، مع العلم أن تحديد المدة الزمنية يساعدك على توفير أكبر وقت ممكن .
3- المكافأة
تلعب دور كبير جداً في إسلوب التحفيز وسرعة الإنجاز عند الشخص ، رغم أن البعض يجحد حقه في مكافأة نفسه ودعمها بالعبارات الإيجابية والتشجيعية ، فالمكافأة تلعب دور كبير في الحالة المزاجية عند الشخص وتزيد من طاقته الإيجابية في القدرة على العمل ، وخصوصاً إذا قام بالإنجاز بفترة قصيرة جدا .
4- التقويم الزمني
وجود التقويم لديك يلعب الدور الكبير في مساعدتك على تنظيم الوقت ، فضلاً عن أنه في كل مرة تقوم بها بعمل تقويم زمني فإنك تعطي إشارة لدماغك بشكل طبيعي ولا إرادي أن هناك مهمة عليك يجب القيام بها .
5- تنظيم وترتيب مكان العمل
مهم جداً وضروري عملية تنظيم المكان وخصوصاً للطلاب حيث أن تنظيم المكتب وترتيب المنزل يلعب دوراً كبيراً في عملية تنظيم الوقت لديه ، فضلاً عن أن الترتيب يساعده على التركيز بشكل أكبر وبالتالي الإنجاز للمهام المطلوبة بشكل كبيرة مع توفير وقت أكثر ، إضافة لذلك فإن الترتيب يهيأ العقل الباطني للعمل والراحة بكل حب وإيجابية .
6- الجدية في تنفيذ المهام
إبتعد قدر المستطاع عن التقاعس في إنجاز المهمة أو الأعمال التي سعيت من أجل إنجازها ، فالتقاعس يجعلك تشعر بالخمول والكسل ، فضلاً عن أنه يزيد من تراكم الأعمال ويدخلك بحالة من التوتر ، لهذا من الضروري جداً أن تكون لديك الجدية الكامل عند تنفيذ الأهداف والمهام فالجدية تساعدة على زيادة العملية الإنتاجية .
نصائح هامة من أجل تنظيم الوقت والإستفادة منه
1- المدة الزمنية مهمة جداً في إدارة الوقت لذلك عند القيام بمهمة ما حاول أن تحدد لها مدة زمنية معينة من أجل إنجازها وتحقيق الهدف المطلوب .
2- في حالة وجدت أن هناك صعوبة تواجهك في إنجاز مهمة ما لا تضيع وقتك وترهق نفسك فيها وقم بطلب المساعدة من شخص أخر يقوم بإنجاز المهمة لك أو مساعدتك في إنجازها من خلال إرشاده .
3- الترتيب للمهام مهم جداً وضروري في إدارة الوقت وكسب أكبر مدة زمنية من الوقت ، لذلك حاول أن ترتب مهامك من الأهم إلى المهم إلى الأقل أهمية .
4- في حالة قمت بإنجاز مهمة معينة ولدية مهمة أخرى حاول قدر المستطاع أن تأخذ نظرة عبارة عن المهمة الجديدة ولا مانع من جمع بعض المعلومات عنها فهي تساعدك في الإنجاز بسهولة وتوفر عليك الوقت أيضا .
5- عند أختيار هدف معين أو مهمة يجب أن يكون لديك الوعي التام والكامل بالأهداف حتى لا تضيع وقتك وأنت تبحث عن الأهداف لذا من الأهم درايتك الكاملة مسبقاً بالأهداف .
6- المذكرة الصغيرة أو النوتة التذكرية التي تكون بحجم صغير ، يحبذ أن تكون موجودة لديك وتسجل عليها المواعيد والمهام المهمة مع ذكر نقاط بسيطة تساعدك على التذكر وحملها معك لأي مكان فهى توفر لك الكثير من الوقت .
7- المرونة مهمة جداً عند التنفيذ وبحياة الإنسان ، حاول قدر الإمكان عند وضع خطتك مثلاً من أجل إدارة الوقت أن تكون مرناً بوضعها وتضع بعض من التسهيلات مع مراعاه عدم الإفراط .
8- التنظيم والترتيب والتنسيق الجيد لمكتبك ومنزلك وخصوصاً المكتب أو الغرفة التي تقوم بها بمهامك وأعمالك ، من المعروف أن ترتيب الأمور دوماً يساعد في الحفاظ على الوقت ، فضلاً عن أنه يجعل الشخص يشعر بالهدوء والراحة وتعطيه الفرصة للإنجاز وتحقيق النجاح بصورة أكبر ، لهذا من الضروري أن يكون مكتبك مرتب من أجل عدم هدر الوقت والحفاظ عليه .
في الختام أسال الله التوفيق لي ولكم جميعاً
إقرأ المزيد
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق